Hoe maak je een to-do lijst met effect?

Hoe werkt een to-do lijst (of niet)?

Een veelgebruikt middel om ervoor te zorgen dat je dingen “doet” is de welbekende to-do-lijst.

Het liefst gebruiken we hiervoor een notitieboekje, een daarvoor bestemd blad in je agenda, of gewoon op een simpel blaadje papier die we ergens bewaren. Sommigen gebruiken een bullet-journal (een agenda, dagboek en to-do lijst ineen). Daarnaast noteren we ook nog eens alles in onze mobiele telefoon.
Misschien ben je iemand die niet van dit alles houdt en liever ouderwets op het memo-bord in je keuken of desnoods op de family-kalender schrijft.

Hoe dan ook, we maken niet zomaar lijstjes; we doen dit omdat we het uit ons hoofd willen hebben, we verlangen naar rust in ons hoofd.
Al zijn onze hersenen nog zo briljant en helpen ze ons dingen te beleven en te ervaren, ook ónze harde schijf raakt wel eens vol.
En als het gaat om dingen doen denken onze hersenen graag in stapjes.

Bovendien kunnen we eenvoudigweg niet alles onthouden. Daarvoor is ons leven te hectisch.
En omdat ons leven zo hectisch is, maken we to-do-lijstjes.

Als je het druk hebt is niets zo bevredigend als het afvinken van een taak op je to-do lijst.

We zijn dus met z’n allen onverbeterlijke lijstjes-makers.
Op Facebook heb ik al eens het bericht gedeeld dat maar liefst 70% van alle vrouwen en 60% van alle mannen een to do-lijst bijhouden.
Het afstrepen op een to do-lijst geeft blijkbaar een goed gevoel geeft, want dat heb je immers al voor elkaar gekregen.

Nu is het maken van een to-do lijst (het opschrijven) het minst moeilijk. Vaak weten we wel wat er nog staat te gebeuren.

Maar dan komt direct de tweede stap om de hoek kijken; het plannen.

Een planning maken

Want als dát niet gebeurt kom je geen stap verder. Ja, logisch, hoor ik je denken.

Maar werkt dit wel? Werkt het om al je taken, je to-do’s, te plannen?
Bij sommige mensen werkt dit niet.
Je kunt van alles opschrijven maar als je er geen samenhang in kan vinden of te grote taken opschrijft
kan een to-do lijst overweldigend werken.

Daarom is het belangrijk dat je goed bedenkt hoeveel tijd iets kost en hoeveel prioriteit iets heeft

Daarbij valt of staat een goede to-do lijst met het plannen van de uit te voeren activiteit.

Stel je maar eens voor; we maken een keurige to-do lijst. Heel fijn, en nu?

Nu weet je wat je wilt gaan doen en klaar is Kees? Helaas, was het maar zo.

In 9 van de 10 gevallen gebeurt het volgende;

• de to-do lijst komt nooit af
• hij lijkt zelfs alleen maar langer te worden
• je maakt je taak niet af, want het was toch meer werk dan je dacht
• het verdwijnt van je lijstje omdat je toch het nut er niet van inziet
• belangrijke taken worden een ondergeschoven kindje omdat je liefst eerst de makkelijke taken doet

Hoe gaat een to-do lijst nou echt voor je werken?

Door eenvoudigweg eerst de taken op een rijtje te zetten en vervolgens in de actiestand komen.

Pak een A4-tje en noteer alles wat in jouw hoofd zit.

Ga net zo lang door tot je alles, maar dan ook alles op je lijstje hebt staan.

Sla niets over, noteer ALLES.

Klaar?

Dan gaan we naar de volgende stap. En die is echt heel belangrijk.

Nu is het namelijk een kwestie van prioriteiten stellen.

1. wat is het meest belangrijk en/of het meest urgent en moet sowieso uitgevoerd worden?
2. wat is gemiddeld belangrijk en/of urgent? Deze taken zijn wenselijk om uitgevoerd te worden en komen pas na de nummer 1 taken.
3. wat is niet erg belangrijk en/of urgent? Deze taken staan niet hoog in prioriteit en kunnen nog even wachten, maar dienen wel uitgevoerd te worden

Geef alles het cijfer 1,2 of 3.

Je maakt hiermee al inzichtelijker hoe jouw to-do lijst er uit komt te zien.

Het zou zelfs kunnen dat er taken bij zitten die je in de eerste instantie minder belangrijk vond en nu toch belangrijker, of andersom.

Door het maken van zo’n “kladlijst” voorkom je al een hoop gestreep en geklad in je uiteindelijke takenlijst.

Nu je weet welke prioriteit iets heeft begin je allereerst alles wat je het cijfer 1 hebt toegekend, te plannen.

1. Wanneer onderneem je actie?
2. Hoe lang ga je erover doen? Schat in hoeveel tijd je denkt nodig te hebben. Vind je het lastig om in te schatten? Reken dan het dubbele tijdsbestek.  Als een taak tegenvalt in tijd, kun je liever wat tijd overhouden dan dat je in de vijfde versnelling moet gaan werken. Dat werkt bovendien demotiverend.

Gaat het om een omvangrijk iets? Zie je er tegenop? Deel het dan op in kleinere stappen, verdeeld over een aantal dagen/weken. Je zult zien dat dit beter voor je gaat werken. Stel als het om grote taken gaat een deadline. Plan daarna terug in de tijd, zo krijg je een overzicht en weet je zeker dat je de deadline gaat halen.

Belangrijk:

1. alles op je lijst wat langer dan 15 minuten duurt is een taak voor je to-do lijst en noteer je in je agenda
2. alles wat minder dan 15 minuten duurt kun je op korte termijn doen, je hebt vast wel eens een kwartiertje tijd om iets uit te voeren.
3. alles wat minder dan 5 minuten duurt doe je in de regel gelijk; wanneer de post komt, kun je gelijk de enveloppe openmaken en verwerken, dit kost je maar een paar minuten.

Denk er ook aan niet je agenda vol te plannen, zet een groot kruis waar je rust wilt.
Ook rust kun je plannen.

Geen to-do zonder actie

Nu je weet WAT je gaat doen, WANNEER je het gaat doen en hoeveel TIJD je er voor nodig hebt, ga je naar de volgende stap:

WELKE CONCRETE ACTIES  zijn nodig om het resultaat te behalen, wat is er voor nodig om je taak te kunnen uitvoeren (je doel te behalen)

Ga je het plafond witten, dan is je eerste concrete actie berekenen hoeveel witsel je nodig hebt. Het lijkt heel logisch, maar schrijf die stappen toch maar eens op. Je zal niet de eerste zijn die voor verrassingen komt te staan omdat je een concreet actiepunt hebt overgeslagen.

Om je plafond te witten zijn nog heel wat actiepunten nodig; alles klaarzetten, mensen inschakelen als je geholpen wilt worden, er moeten meubels afgedekt worden, wat heb je aan materialen nodig, wat moet je halen, bij welke winkel ga je dat doen?

Kortom, aan iedere to-do (iedere taak op je lijst) zijn acties verbonden; de stappen die je zet om de to-do te kunnen afvinken.

Eindelijk rust in je hoofd, omdat je weet dat dingen die moeten gebeuren ook echt gaan gebeuren.

Vind je het toch nog lastig om een werkbare to-do lijst te maken?
Ben je het zat dat jouw lijstjes niet werken en ben je er nu zo langzamerhand aan toe dat jouw to-do lijst alleen maar korter wordt in plaats van langer? Dat je eindelijk kunt gaan afvinken? Ook die grote klussen waar je tegenaan hikt?

Maak dan een afspraak voor een gratis inzicht-gesprek.

Mail naar tara@hart4organizing.nl en we kijken samen hoe jouw to do lijst voor je gaat werken.